7 raisons surprenantes pour engager un organisateur d’événements

Lorsque vous organisez votre premier événement et que vous essayez de réduire les coûts, l’embauche d’un planificateur d’événements peut sembler une dépense inutile. Mais ce n’est pas le cas. Voici sept raisons surprenantes d’engager un planificateur d’événements…

Raison n°1 : Vous gagnerez du temps.

Ma planificatrice d’événements prend les réunions à ma place. Pourquoi ? Parce qu’il y a des détails qui ne me dérangent pas. Elle connaît les tenants et aboutissants de mon événement. Comme nous avons eu une réunion stratégique intense dès le début du processus de planification, elle savait exactement quels étaient mes besoins.

Cela signifie qu’elle va à des réunions avec l’hôtel, le vidéaste, le responsable du mobilier et le personnel audiovisuel et que je peux faire plus de travail. Je ne peux littéralement pas compter les heures que m’a fait gagner un planificateur d’événements.

Raison n°2 : Vous allez économiser de l’argent.

C’est la raison pour laquelle je pense que c’est peut-être le contraire de ce que vous attendez. Vous pensez que parce que vous devez payer le planificateur d’événements, vous dépensez plus d’argent, n’est-ce pas ? Ce n’est pas le cas.

Une fois que votre organisateur connaît votre budget (et sait à quel point vous devez le respecter), il peut travailler avec les fournisseurs pour vous faire économiser de l’argent sur toutes sortes de choses. Laura savait quels vendeurs seraient prêts à travailler avec nous sur le prix et où nous aurions une certaine marge de manœuvre.

Et comme elle a déjà eu des relations avec des vendeurs lors de ses événements passés, il est plus facile pour elle de leur demander des choses que cela n’aurait été le cas pour moi. À long terme, un organisateur d’événements peut en fait vous faire économiser l’argent que vous avez dépensé pour l’engager, et même plus.

Raison n° 3 : vous aurez un événement plus beau.

Laissé à moi-même, j’aurais probablement un événement assez rare, sans décoration. Je pense en termes de besoins techniques et pratiques. Mais les organisateurs savent qu’une partie de ce qui fait un grand événement est qu’il est beau et agréable.

Il y a des tonnes de détails comme celui-ci auxquels je n’aurais jamais pensé seul. Par exemple, saviez-vous que si vous inclinez les chaises de votre public d’une certaine manière, il se sent plus impliqué et engagé ? Ce n’est qu’un détail parmi une centaine d’autres que je ne connaissais pas et auxquels je n’aurais jamais pensé. Mais Laura le savait.

Raison n°4 : Vous organisez votre événement au bon endroit.

C’est en fait quelque chose que j’ai appris il y a quelques années. L’endroit où vous devez organiser votre événement – quelle ville et où dans la ville – dépend du type d’événement que vous organisez et de vos objectifs dans le cadre de l’événement. Votre planificateur d’événements vous aidera à choisir un lieu qui peut réellement vous aider à atteindre vos objectifs pour votre événement. C’est un élément qui peut avoir une incidence sur la fréquentation, les ventes, et tout un tas d’autres choses.

Raison n° 5 : vous aurez des gens bien qui feront du bon travail.

Mon organisateur d’événements ne connaissait pas seulement un grand vidéaste, mais plusieurs. Et elle connaissait aussi plusieurs sociétés d’audiovisuel, elle pouvait donc obtenir plusieurs devis que je pouvais examiner. Étant donné le nombre d’événements qu’elle a réalisés avec chacune de ces sociétés, elle connaissait les avantages et les inconvénients de chacune et pouvait m’aider à faire les meilleurs choix et à respecter le budget.

Raison n° 6 : Vous allez manger.

Vous savez ce que j’ai oublié ? J’ai oublié que pendant mon événement, je devrai manger. Avec un événement de 36 heures, sans arrêt, qui nécessite une surveillance, je ne peux pas vraiment sortir pour aller manger un morceau quelque part. L’une des premières choses que Laura a faites a donc été de m’envoyer les menus de l’hôtel pour que je puisse commander mes repas à l’avance. C’est quelque chose auquel je n’aurais jamais pensé.

Raison n° 7 : Vous pouvez respirer.

Quand vous planifiez un événement, tout faire vous-même est un très, très gros travail. Et cela devient stressant. Dès que vous engagez un organisateur d’événements, vous pouvez respirer. Vous pouvez prendre du recul, vous regrouper, vous concentrer sur les choses que vous connaissez le mieux, et accomplir beaucoup de travail.

Comme quelqu’un d’autre s’occupe des détails de l’événement lui-même, vous pouvez être plus productif sur les choses que vous faites le mieux. De plus, lorsque l’événement aura lieu, je sais que Laura et son équipe surveilleront l’événement lui-même, s’occuperont des témoins et s’assureront que la logistique est bien gérée afin que je puisse me concentrer sur l’accueil et le confort de mes invités et faire mes propres présentations.

La vérité est que je suis une personne extrêmement conservatrice, financièrement parlant, donc engager un planificateur d’événements a été une grande décision pour moi.